La Directiva 92/25/CEE, en su artículo primero define la distribución al por mayor de medicamentos como “toda actividad que consista en obtener, conservar, proporcionar o exportar medicamentos, excluido el despacho de medicamentos al público; estas actividades serán realizadas con fabricantes o sus depositarios, importadores, otros distribuidores al por mayor o con los farmacéuticos y personas autorizadas o facultadas, en el Estado miembro de que se trate, para dispensar medicamentos al público.”

Para poder evaluar la importancia de la distribución farmacéutica en su justa medida es necesario encuadrarla dentro del sector al que pertenece, centrando la atención en que se está tratando con un bien fundamental y especialmente protegido: la salud pública. El medicamento, hasta llegar a manos del consumidor, ha sido elaborado en un laboratorio farmacéutico, distribuido al por mayor y dispensado en una oficina farmacéutica. En cada uno de estos tres pasos es necesario asegurar que se cumple con las medidas de seguridad que un producto de tal naturaleza requiere. Además, cada una de estas fases tiene una función esencial; la producción garantizará que las medicinas ofrecidas a la venta sean seguras y efectivas; la distribución mayorista que las medicinas necesarias estén disponibles y la distribución minorista que cada enfermo consuma las medicinas idóneas para su enfermedad.

La distribución farmacéutica presenta una serie de peculiaridades frente a la distribución en general:

La distribución farmacéutica ha sido objeto de una exhaustiva regulación en el ámbito comunitario y nacional, atendiendo a su importancia en asegurar la calidad farmacéutica y el servicio sanitario que presta.

Por orden cronológico encontramos una primera regulación en la Ley 25/1990, de 20 de diciembre, del Medicamento, en su título cuarto, capítulo segundo (arts. 77 a 80). La misma crea la obligación de obtener una autorización de la Comunidad Autónoma en la que el distribuidor tenga su domicilio y realice sus actividades. Se establecen como exigencias de funcionamiento:

-> Contar con instalaciones suficientemente dotadas de medios personales, materiales y técnicos para que su cometido se verifique con plena garantía para la salud pública.

-> Mantener unas existencias mínimas de medicamentos que garanticen la continuidad del abastecimiento.

-> Garantizar la observancia de las condiciones generales o particulares de conservación de los medicamentos y especialmente el mantenimiento de la cadena de frío en toda la red de distribución mediante procedimientos normalizados.

-> Cumplir servicios de guardia y prevención de catástrofes.

Se establece igualmente la obligación de contar con un Director Técnico farmacéutico, a quien se dota de una serie de funciones e incompatibilidades.

Posteriormente, la Directiva 92/25/CEE del Consejo de 31 de marzo de 1992, relativa a la distribución al por mayor de los medicamentos para uso humano, fija una serie de obligaciones, requisitos y condiciones orientadas a la necesaria armonización de las disposiciones divergentes en los Estado miembros:

-> Autorización estatal.

-> Disponer de locales adaptados y suficientes, de forma que quede garantizada la buena conservación de los medicamentos almacenados.

-> Disponer de personal cualificado, en las condiciones establecidas por la legislación del Estado miembro interesado.

-> Comprometerse a cumplir las obligaciones que les correspondan:
>> Facilitar el acceso, en todo momento, a los agentes encargados de la inspección, a los locales antes mencionados.
>> Disponer de un plan de emergencia que le permita participar en cualquier acción de retirada del mercado de algún medicamento.
>> Registrar, de forma informatizada, determinados datos relativos a las transacciones de entrada y salida.

El Real Decreto 2259/1994, de 25 de noviembre, por el que se regula los almacenes farmacéuticos y la distribución al por mayor de medicamentos de uso humano y productos farmacéuticos, transpone fielmente la Directiva 92/25/CEE y desarrolla a su vez la Ley 25/1990, del Medicamento.

Dentro de la distribución mayorista española existen tres tipos de agentes:

-> Las Cooperativas, cuyos socios son farmacéuticos con oficinas de farmacia.

-> Centros y/o Sociedades Anónimas de capital farmacéutico.

-> Las Sociedades Anónimas participadas por capital privado.

En lo que respecta a las cooperativas, éstas están más orientadas al servicio que al lucro y, en líneas generales, el canal mayorista en su conjunto se ve perjudicado por una conjunción de factores, como son la difícil orografía española y el aumento de costes logísticos que esto conlleva, el número medio de oficinas de farmacia superior al de la media europea, lo que supone un mayor esfuerzo para satisfacer sus necesidades, un margen bruto inferior en España a los de los países de su entorno y una micro fragmentación del canal.

La obligación que asumen los mayoristas de asegurar el suministro habitual y un reparto casi “just in time”, que permite a las oficinas de farmacia reducir sus stocks al mínimo y trasladar sus costes de almacenamiento a los mayoristas, unido al número y ubicación de las farmacias hace que éstos deban contar con mayor número de almacenes, según el área geográfica a cubrir.

Aportación de la distribución farmacéutica

Datos del año 2001: Los productos canalizados desde los laboratorios en un 77% a través de los mayoristas, en un 19% a través de hospitales y en un 1% a través de entes gubernamentales. Del 77% que distribuyen los mayoristas el 76% va a las oficinas farmacéuticas y el 1% a hospitales. El paso siguiente es la entrega al consumidor final. Únicamente el 3% de los medicamentos van a ir directamente del laboratorio a la farmacia.

Esto pone de manifiesto la importancia y dependencia que tanto laboratorios como farmacias tienen con respecto a los mayoristas. La acción del mayorista es fundamental para garantizar el éxito de un producto que sale al mercado. Como contrapartida, de él también dependerá que un producto pueda ver ralentizada su salida fáctica al mercado.

En líneas generales, la distribución de medicamentos constituye, según la Exposición de Motivos del Real Decreto 2259/1994, de 25 de noviembre, por el que se regula los almacenes farmacéuticos y la distribución al por mayor de medicamentos de uso humano y productos farmacéuticos, “un importante eslabón para la garantía de la calidad farmacéutica al asegurar que el producto puesto en el mercado mantiene las características certificadas por el laboratorio, y que determinan su uso seguro y eficaz. Además los almacenes de distribución farmacéutica cumplen otras funciones de interés sanitario: la garantía de la autenticidad de los productos que adquiere y suministra; el seguimiento de cada lote puesto en el mercado, con el fin de proceder eficazmente a su retirada siempre que sea preciso, minimizando los riesgos para la salud pública y el control del tráfico de sustancias y productos sometidos a medidas especiales de control.” Así, junto a los servicios logísticos propios de cualquier distribuidor, y que a continuación se comentan, el mayorista se ve abocado a prestar una serie de servicios de valor añadido como son servicios comerciales y de marketing, soporte en el punto de venta, implantación de nuevas tecnologías, programas de educación dirigidos a clientes / farmacéuticos, entre otros.

Respecto a la logística, desde el punto de vista de los laboratorios, una ventaja fundamental que ofrecen los mayoristas es que les ahorran la necesidad de mantener los almacenes suficientes para cubrir todo el área en la que sus productos están presentes. Otra ventaja fundamental es que se aprovechan de toda la red de distribución implantada por el mayorista, sin tener que preocuparse de cómo colocar sus productos.

Durante la última década distintos laboratorios han participado en proyectos cuyo fin último era prescindir de los mayoristas mediante la venta directa a la farmacia. Un ejemplo de ello es el proyecto Polo en Italia, comenzado en 1996 por seis compañías farmacéuticas (Astra, Boehringer Ingelheim, BASF, Schering, Smithkline Beecham, Zeneca) que se abandonó por la mayoría de las compañías porque, entre otras cosas, se dieron cuenta de que estaban actuando fuera del negocio que dominaban y no pudieron ofrecer ventajas concretas a las farmacias.

Desde la perspectiva de las farmacias, el beneficio más notable que encuentran en la existencia de los mayoristas es la disponibilidad en períodos de dos o tres horas de cualquier medicamento, sin necesidad de hacer frente a unos elevados costes de stock, costes que se trasladan al mayorista.

Otra ventaja que ofrece el mayorista a la farmacia son las buenas condiciones financieras, que suavizará el coste que para la farmacia supone tener que cargar con la financiación de los medicamentos correspondiente a la Seguridad Social, desde que se expide el medicamento hasta que la Administración pública liquida estos gastos.

Las ventajas expuestas, junto con las dificultades a las que tiene que hacer frente el canal mayorista, como son la difícil orografía española y el amplio número de farmacias a las que se ha de prestar servicio, que rebajan ampliamente su margen de beneficios, ya de por sí escaso, hacen su papel todavía más valioso dentro del sector sanitario, garantizando la disponibilidad en cualquier farmacia de un número de medicamentos que, sin la existencia de este agente, sería impensable.

El servicio sanitario.

Dentro de una estructura sanitaria compleja como la existente en nuestro país, esta función dentro de la cadena de valor del sector farmacéutico tiene una importancia relevante, dado que asegura que el producto (22.000 referencias) llega a las más de 19.600 farmacias que están presentes en nuestra geografía con un potencial de pacientes de 41 millones.

La función de la distribución es indispensable para garantizar en toda la red de distribución, la conservación y el abastecimiento óptimos de los medicamentos, una correcta información sanitaria sobre los fármacos, y la certeza de que toda la gama de medicamentos esté a disposición de los pacientes o al menos pueda estarlo en poco tiempo.

Contemplando las funciones de la distribución dentro del concepto de servicio sanitario podemos resumir su papel en esta faceta en los siguientes apartados:

-> Garantía de la autenticidad de los productos que adquiere y suministra.

-> Red de alertas, con el fin de proceder eficazmente a su retirada siempre que sea preciso, minimizando los riesgos para la salud pública.

-> El control del tráfico de sustancias y productos sometidos a medidas especiales de control.

-> Garantía de la calidad farmacéutica al asegurar que el producto puesto en el mercado mantiene las características certificadas por el laboratorio y que determinan su uso seguro y eficaz.

Estas funciones, a veces minusvaloradas, justifican una parte muy importante del valor añadido de la distribución, y son un activo inmaterial dentro del capital intelectual de la propia distribución. Ese valor sanitario, entre otros, implica asimismo que los sistemas de retribución de dicho valor añadido no puedan ser los aplicados a otro tipo de distribución en otros sectores.

Servicios de valor

En el sector de la distribución se ha optado por intensificar la consecución de la calidad total del servicio a las farmacias, basada en la atención personalizada y el apoyo en las nuevas tecnologías de la información.

A continuación se resumen los principales servicios que ofrece la distribución:

-> Servicio de transporte

-> Servicio de cadena de frío

-> Capacidad de reposiciones

-> Logística Inversa (devoluciones):
>>Caducidades
>>Retiradas
>>Residuos: SIGRE

-> Servicio de emergencias/ alertas sanitarias: proceder eficazmente a la retirada siempre que sea preciso, minimizando los riesgos para la salud pública

-> Control del tráfico de sustancias y productos sometidos a medidas especiales de control

-> Garantía de la autenticidad de los productos que adquiere y suministra

-> Garantía de la calidad farmacéutica al asegurar que el producto puesto en el mercado mantiene las características certificadas por el laboratorio, y que determinan su uso seguro y eficaz

-> Concepto de operador logístico. Para otros mayoristas o para laboratorios

-> Tecnologías de la información:
>> Soporte en las informatizaciones de las farmacias
>> Gestión de la Oficina de Farmacia
>> Análisis de compras y ventas
>> Gestión de stocks

-> Apoyo de ventas a las farmacias:
>> Red de ventas
>> Apoyo de marketing a las farmacias: Promociones
>> Servicios de merchandising (Información escrita, trípticos...)

-> Formación a farmacéuticos

-> Resolución de consultas de farmacéuticos

-> Servicios financieros

-> Marcas propias

Al servicio de la farmacia

Pedidos de instalación

Solución informática para la Oficina de Farmacia

Optimización de sus compras

Formas de pago adaptadas a sus necesidades

Pedidos especiales y ofertas, marcas propias, encargos, etc.

Este servicio, limitada en un principio a los medicamentos y productos parafarmacéuticos está siendo ampliada y superada, ofreciendo también:

Servicios financieros

Agencia de viajes

Suministros de oficina

Asesoría fiscal y laboral

Productos informáticos

Todo ello considerando que la distribución posee infraestructuras (logísticas, financieras...), prestigio, imagen y organización para lograr que queden en el sector recursos que hasta ahora estaban fuera y, para cubrir en mejores condiciones las demandas de estos bienes y servicios, por todo su colectivo.

Servicios de consulta y de respuesta automática

Cada vez más la distribución aplica las nuevas tecnologías en su gestión; prueba de ello es la disponibilidad del servicio de acceso a información al servidor web del mayorista por parte del farmacéutico que permite al cliente consultar sus datos directamente, obteniendo una completa información de las distintas áreas del negocio.

En esta información se puede encontrar páginas con información variada, desde las noticias más actuales, el catálogo y existencias, hasta la conexión con noticias de publicaciones del sector y propias.

Son servicios con una amplitud de cobertura horaria de 24 horas y 365 días al año.

En estos servicios de consultas se ha ido paulatinamente incorporando conceptos de tipo profesional diseñados para farmacéuticos y que contienen información sobre:

-> Productos
-> Información terapéutica
-> Comunidad Farmacéutica
-> Compras
-> Formación
-> Existencias y stock
-> Alertas sanitarias
-> Consultas de Administración: Cuentas / pagos
-> Consultas de albaranes
-> Consulta de facturas

Servicios de gestión de sistemas de información

La distribución ha ido creando su propia infraestructura de tecnologías de la información dedicada a la instalación, mantenimiento y desarrollo de ayudas informáticas a las farmacias, como:

Montaje de sistemas de control de almacén, contabilidad, puestos de venta (TPV).

Desarrollo de programas de gestión para las farmacias a medida.

El programa informático facilita y mejora la gestión de la farmacia en los siguientes ámbitos:

-> Ventas, búsqueda de artículos, por código, nombre, principio activo o genérico. Consulta posología, sustituciones, contraindicaciones e interacción. Encargos, devoluciones, apuntes, libro recetario, tratamiento de clientes y pacientes. Lectura de etiquetas con código PDF del Insalud.

-> Recetas: sistemas de proceso y facturación

-> Pedidos:
>> Pedidos automáticos por cantidad optima
>> Pedidos especiales de reposición por rotación
>> Pedidos manuales
>> Respuesta de faltas

-> Clientes y Pacientes:
>> Ficha de clientes
>> Emisión de facturas y etiquetas de clientes
>> Ficha de pacientes con control de enfermedades

-> Mantenimiento Diario de Ficheros:
>> Actualización de bases de datos
>> Actualización de PVP y PVL
>> Actualización de Bonificaciones

Funciones de Administración:

-> Telemantenimiento
-> Copias de seguridad
-> Niveles de acceso por cada usuario

Estas funciones se complementan con:

Formación completa en la farmacia.
Cursos de perfeccionamiento del programa.
Continua incorporación de mejoras en el programa.

Servicios Financieros

La parte de servicios financieros supone, por lo general, una gama de productos de inversión y financiación para todos los socios y que se traduce entre otros productos en:

Planes de pensiones
Préstamos hipotecarios
Leasings
Préstamos consumo
Cuentas corrientes y depósitos

Servicio de marcas propias

En este aspecto la distribución está reforzando su posición con las marcas propias, añadiendo otra ventaja competitiva además de un mejor y más variado servicio al cliente. En este aspecto es la distribución cooperativa la pionera con la creación de Acofarma, cooperativa de segundo grado, que, junto con la comercialización de marcas propias se ocupa del análisis y comercialización de materias primas para formulación magistral, que resulta imprescindible para que la oficina de farmacia siga ofertando este servicio de tan importante valor sanitario.

Formación

El esfuerzo en formación que la distribución realiza para que sus socios consigan una mejor gestión de su oficina de Farmacia. Se imparten cursos donde se estudian y analizan ampliamente las facetas más necesarias para gestionar bien las Farmacias, tanto en el aspecto empresarial como profesional, así como cursos que se centran en aspectos sanitarios y que mejoran el conocimiento del farmacéutico en cuanto al producto y sus propiedades terapéuticas se refiere.

En este apartado claramente aporta una función social de mejora del capital intelectual y adicionalmente una aportación sanitaria, tanto en cuanto dicha mejora en la gestión de la oficina farmacia y de los conocimientos profesionales del farmacéutico revierte en una mejora constante del sistema sanitario, al poder ofrecer un mejor servicio más actualizado en lo que se refiere a las novedades científicas y de gestión.